筆記║我的時間管理術:工作排程、GTD及其他

By 隻眼 - 6月 21, 2020


這篇算是個留給自己的筆記,記錄我開始管理我的時間排程至今,現在使用的工具和排入任務的原則。我本來不知道GTD是什麼,但前幾天聽了podcast「馬力歐陪你喝一杯」的這集:
【春日迷你季】馬力歐單口特輯:事情永遠做不完,用GTD時間管理之術搞定待辦任務
我才知道原來我莫名其妙也融入了GTD的一些原則在我自己的習慣中,我想不是我天賦異稟很聰明什麼的,是長期下來,混雜著讀過很多文章,那些也有的拆解自GTD,或有相似的內涵。


馬力歐這集很值得一聽,不過我是建議有需求的人再聽,不然講了老半天,你也沒有動力去動手整理工作和生活的任務,開始建立屬於你自己的時間管理原則,那也是白聽。

1️⃣行事曆

先來講古一下,我最早開始做類似時間管理和排程的事,大概是在高中時期,用紙本手帳,那時剛好已沒有聯絡簿,但每天各科會有作業和待辦事項,同學也會有約,完全是大學生活的縮小版,自然需要一個記錄和分派的界面。

不要問我為什麼不用google日曆,咳咳,當時都還沒有智慧型手機。

我覺得在做時間管理之前,我非常睿智的一點是,馬上坦誠我自己記性非常爛,唯有掌握了這個認知,才會心甘情願把所有任務記下來。

馬力歐說GTD的概念:大腦是用來想東西的,不是用來記東西。

這大概是記性好的人才會有的誤區,我從來就沒有,因為我記不住(淚)

解放你用來記任務排程的腦力,我覺得這對人的精神衛生有好處,因為你都寫下來了,排清楚了,心放乎定。不會半夜忽然想起什麼似乎好像忘記了,整個驚醒彈跳下床,睡眠都因此不安穩。心裡也不會時時要懸著一個什麼,留待任務排進來。

任務就在你用來記的界面上,不會跑走,也不會有人偷做,你寫了就安心吧,都是你的(喂)

我是一直到工作幾年後,智慧型手機初初普及,才下定決心放棄手帳,強迫自己用google日曆。鄉親哪,那時的google日曆不是現在的樣子,非常難用!

當時最好用的行事曆長得和現在的google日曆很像,可以呈現一整個月的界面,在上面看見任務的標題。而google日曆還是用色點來表示「這裡有一個任務」,還要點進去才知道是排了什麼,很不直觀。

所以我下定決心要轉換,是真的「很痛轉換」,而非無痛。

不過,行事曆可說是時間管理術中必不可少的基礎元素,不管你選擇使用哪個app,只要是:
①操作直覺,排個任務不必點太多次。
②任務呈現清楚,可以直接看見哪天有什麼任務。
③最好可以和你的工作核心連動。
滿足這些條件,應該就可以順利用下去。

2️⃣工作核心

馬力歐有分享他自己的工作核心是gmail,所以他自己的示例是從這個開展的。

由於工作性質不同,大家的工作核心不見得會是郵件。像我的工作中,交辦任務、預估排程和工作信件都和gmail完全無關,如果我直接copy馬力歐的做法,我一定馬上陷入混亂和重複做分類和安排的虛耗中。

所以,首先,先從你工作任務的來源中去找出你的工作核心!可以從交辦來源、任務進度要在什麼界面上給誰看、在什麼界面上完成工作任務等方向去想。

尤其是任務進度是放在什麼界面上、用什麼方式呈現,這會影響你之後要選擇什麼方式記你的每日工作細節。如果你的工作必須定時回報到系統,或者不回報細項,那你可以直接用google tasks來做大項目分拆成小項的管理,每天複製一下就可以。

像我的工作每日要回報工時細節和項目,由自己在google sheet上填報。這也是我把我的工作核心定調為「Google Drive」的原因之一,這樣我可以直接在上面安排我的工作細節和進度,不用再用一個app管理,填兩次。

3️⃣To Do

接下來講你的待辦清單,我覺得這是 GTD值得聽和學的地方,要如何分類和登記待辦清單,其難易程度,我覺得和人的個性相關。

有的人就算聽過、看過再多時間管理術的文章,人家總會說:兩分鐘能完成的事你就先做、做重要的事,不要一直做緊急的事、依據什麼什麼原則分類你的待辦事項……但他還是做不到。

也沒什麼,就優柔寡斷,分類不了。

在這裡我要向分類不了的人說:各種時間管理術的原則都很清楚,就照著分,你停在這裡不分類,手上的長期事項只會一直堆積,短期因為登記不了、分類不了,一直排不上可做時間,你的時間壓力只會越來越大。

停在這裡,你什麼都沒有。走下去,才有希望。

GTD的篩選項就兩個:

①2分鐘可做完嗎?能就做,不用列。這是快速清理雜事的妙方。(我自己是設定5分鐘為界限)
②權責分類:這是你的任務嗎?是就先放待辦,不是就把它交給該做的人。

篩選完,你才有一個真正需要以事件別、遠中長程分類的待辦事項清單。

我目前是用google keep來管理我的待辦事項,我選它的原因是:①簡單、②可以在Google Drive上連動。③可釘選重點放前列。

我利用它來編定期要做的事的SOP清單、當月想做、待做事的清單、和別人協作要再詢問事項的各種清單。

要注意的事,To Do清單和行事曆上登記的事最好有區別,我在行事曆上只登記重大任務的截止日期、出差、約會、開會,基本上是和我出門有關的事;在Keep上則以
「預估完成日期+事件名+目前進度」

的方式,列出我的待辦事項。

我可以在Keep上看見所需資訊,但它也不會出現在行事曆上干擾我看見更重要的事。

剛才有提過Google tasks,若你有一個多步驟的工作要拆細項下去逐步完成的話,用這個相當不錯,它也可以和Google Drive連動,如果你不覺得干擾,也可以和Google 日曆連動。

我本來有想用它來記錄,後來發現我還是要預估和回顧每日工作報表,這樣一來會做重複的事,而且我也不喜歡它上Google日曆,就擱置了。

我目前的做法:每週預估工作報表時,點開我Keep裡的當月清單,對照報表裡的完成進度,安排新的下周工作細節。這樣我不會忘記有什麼事項在執行或待完成,也不用一直把事掛在心上。

4️⃣其他

馬力歐說他還是很愛用筆記本輔助工作,我則更喜歡用一張A4來做事。雖然這聽起來真的太像什麼「麥肯錫教我的工作術」、「TOYOTA都在用的思考整理術」,但真的不是。我覺得不管用筆記本還是紙,它要達成的功能大體上是:記下想法、梳理脈絡、激發靈感。

就看你更習慣哪個界面,哪個媒介能讓你激發更多想法,搞不好也有人就喜歡用word。

我的習慣是用心智圖來梳理和激盪,選用一張紙的原因有:①不喜歡筆記本中間的部分,不平整會干擾我。②筆記本其他頁的存在會讓我分心。③單張紙放在夾紙板,要開會時很方便帶,也方便調整次序。④案子完成後它可以直接從我的夾紙板上移到回收箱,很有儀式感。

原因看起來真的滿怪又很龜毛,但我試了多年,還是用一張紙最適合我。

想想我超級省錢,都直接拿回收紙就可以上工了。

另外,生活上的許多雜事,像是「晚上要買冬瓜」、「今天倒垃圾」、「要繳XX費」、「上XXXXX網課」,如果它是有周期性的,我會讓它上Google日曆,定時出現在上面;如果不是,我就用Google日曆的新增「提醒」,它會出現在Google日曆上,可以設定提醒時間,你手機的「通知」如果有開,也會看到。沒有勾選「已完成」,它就會像叫魂一樣一直出現在日曆上的每一個今天。

所以最快的方式是Do it。

那像那種洗了衣服,等它洗好要晾時怎麼辦?又或者是其他放著讓它執行,要定時回來接續的事怎麼辦?

那就設定鬧鐘啊!我的SIRI都被我拿來做這個,最常使喚它:幫我倒數計30分鐘。

鬧鐘一響,就去完成它。不用花排程去記,也不用花腦子,只要叫SIRI就好。

聽完這集,收穫滿多的,主要就是學習GTD的分類方式,和我自己的原則比對,然後修改一些做法。

你問,我的時間管理術進化到現在,我有因此而完成更多工作、寫出更多的文章嗎?

同事是說我工作完成得很快啦!文章的產量嘛,很忙的時候也有努力擠時間寫。我覺得更重要的是,我彌補了天生的缺點,變得不容易忘記事情,也因為解放腦子記事情的壓力,晚上都睡得很好。

重要的是,我因此可以留出很多時間打混放鬆,完全不用緊張是不是什麼事沒做,這超棒的!

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